Cómo reducir los costes de impresión
La amplia disponibilidad de impresoras en la empresa, administradas sin control, puede implicar un creciente gasto de los costes y un mayor impacto medioambiental. La opción de los servicios gestionados de impresión permitirá a la empresa liberarse de la tarea de administrar su infraestructura y ahorrar, en algunos casos, hasta un 30% de sus costes.
Hoy en día, la amplia disponibilidad de impresoras en la empresa, si bien ofrecen velocidad y comodidad, también implica un creciente gasto de los costes y un impacto medioambiental si se dejan sin control. Pocas organizaciones tienen conciencia real de sus costes de impresión debido a una falta de visibilidad de lo que se imprime y quién lo imprime. Y todas buscan lo mismo: reducir costes al tiempo que aumentan la productividad, además de cumplir otras premisas, como simplificar procesos, reducir el tiempo de inactividad y mejorar la seguridad y el cumplimiento normativo.
Sin embargo, se encuentran con infraestructuras de impresión que han ido evolucionando de forma caótica hasta aglutinar equipos de diferentes suministradores, que requieren consumibles distintos, así como software y contratos de servicios independientes.
Para tratar de cubrir todos los aspectos anteriormente mencionados y evitar esta situación, los suministradores de sistemas de impresión ofrecen en su catálogo servicios gestionados con los que mejorar la eficiencia, la flexibilidad y la continuidad del negocio, además de reducir significativamente los costes. Algunos prometen un ahorro de hasta el 30%.
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Al contratar servicios gestionados de impresión, el proveedor externo realizará una auditoría de la actual infraestructura, fijándose no sólo en los volúmenes de páginas impresas sino también en el tipo de documentos y en qué dispositivos. El proveedor del servicio hará recomendaciones sobre cómo optimizar el actual parque de impresoras. Por ejemplo, consolidar dispositivos y sustituir los equipos anticuados por soluciones centralizadas y adoptar gestión de flujo de documentos para minimizar la pérdida de rendimiento y dinamizar los procesos de negocio. Un servicio gestionado de impresión más completo podría comprender también la gestión y monitorización continua basada en un acuerdo de nivel de servicio predefinido.
Muchos piensan que los servicios de impresión gestionados son sólo para aquellas empresas con grandes infraestructuras y un gran número de impresoras. Sin embargo, también las medianas organizaciones, con presupuestos de TI más limitados, pueden beneficiarse de esta propuesta del mercado y contratar un paquete básico que normalmente proporciona el canal de distribución del fabricante. En este caso, el hardware se vende junto a un conjunto de consumibles, mantenimiento y soporte en base a un cargo de coste por página. Estos contratos ofrecen un precio mensual predecible estimado según los volúmenes de impresión, servicio y soporte, e incluso pueden contemplar la sustitución proactiva de consumibles si se utiliza gestión remota. Estos contratos se basan principalmente en el leasing de hardware y no suelen precisar de un estudio previo del entorno de impresión.
Las organizaciones más pequeñas, por su parte, tienen procesos muy manuales, realizan compras ad-hoc y sufren la falta de recursos de TI dedicados, siendo ellos mismos quienes terminan gestionando una flota de impresoras heterogénea y anticuada, con una gestión descentralizada. Con frecuencia, deben encargarse también de gestionar los consumibles, incluido su almacenamiento, compra y sustitución de toner, tinta o papel.
En este caso, deberían plantearse una serie de cuestiones a fin de mejorar la gestión de las impresoras y tratar de reducir costes. El primer paso sería hacer un inventario. Normalmente, se tienen más impresoras de las necesarias y cuantas más impresoras, mayores son los costes de consumibles, mantenimiento, soporte y gestión. También hay que evaluar la antigüedad de los equipos, pues aquellos con más de cinco años son los que mayores necesidades de mantenimiento tienen.
Eliminando las impresoras de sobremesa y centralizándolas en estaciones para grupos de trabajo multifuncionales, se mejoran los ratios de dispositivo por usuario, aumenta la productividad y bajan los costes operativos. Otra buena iniciativa es proporcionar a los usuarios una clave y hacerles ir hasta la estación de impresión centralizada para imprimir y esperar a que salga el documento. Esta medida, aunque simple, garantiza el recorte en los volúmenes de impresión y mejora la seguridad corporativa, pues sólo tras autenticarse el usuario saldrá el documento, evitando así miradas ajenas.
Para recortar gastos, también se puede optar por el uso de tinta en lugar de láser para determinados volúmenes de páginas. Este cambio permite ahorros de hasta el 50% en el coste por página con un rendimiento muy similar a la impresión láser, según un estudio de IDC comparando la gama HP Officejet Pro de inyección de tinta frente con impresoras láser de menos de 600 €. Además, cabría limitar el uso del color, que puede ser altamente costoso si no se hace con el dispositivo más rentable.
