Cómo sacar el máximo de su presupuesto

Pocas organizaciones tienen que mirar más el céntimo que aquellas sin ánimo de lucro, que, cada año, dependen de la caridad o de subvenciones y donativos para obtener fondos. Por eso, cuando de ahorrar se trata, quizá convenga preguntar a los responsables de TI de este tipo de entidades que han sabido aplicar ideas creativas para aprovechar al máximo sus presupuestos.

A continuación, los tres máximos responsables de TI de tres organizaciones explicarán cuáles han sido sus más recientes iniciativas para conseguir mejorar sus entornos y reducir costes, sacando el máximo partido de su presupuesto. Dennis Shaw es CIO de Smithsonian Institution (www.si.edu), institución estadounidense que agrupa los 18 museos y galerías Smithsonian. Este organismo, que también opera como centro de investigaciones, lleva a cabo iniciativas de educación pública y otorga becas en los campos del arte, la ciencia y la historia. Fue fundada en 1846 con fondos legados por el científico británico James Smithson “para el aumento y la difusión del conocimiento”.

Jim Thie comenzó a trabajar como CIO de Habitat for Humanity (www.habitat.org) el año pasado. Esta entidad sin ánimo de lucro se dedica a la construcción de viviendas para personas sin recursos, con la colaboración de voluntarios y recaudando fondos de donativos particulares, de empresas y de otras instituciones. Actualmente Habitat for Humanity desarrolla sus actividades en cien países.

Finalmente, Mark Donatelli es el administrador de red de The Joffrey Ballet (www.joffrey.com) en Chicago. Fundada en 1956, esta organización, que incluye una escuela de danza, rompió con la concepción tradicional de las compañías de ballet estadounidenses, generalmente dedicadas a representar versiones reducidas de los ballets clásicos. Actualmente, es conocida en todo el mundo por su repertorio de más de 225 ballets de 85 coreógrafos.

Consolidación de servidores
Cuando en el año 2000, Dennis Shaw se unió a la institución Smithsonian Institution en Washington como CIO, el grupo de museos tenía 149 servidores de directorios, correo electrónico, impresión y ficheros, conectados a 80 redes de área local (LAN). Algunos eran tan antiguos que utilizaban procesadores 386. Shaw ideó un plan en dos fases para estandarizar sobre NetWare y reducir el número de servidores a 76, los cuales fueron a continuación configurados en cluster para eliminar puntos de fallo. Esta consolidación a nivel de servidor, que llevó más de tres años, ha mejorado la disponibilidad y fiabilidad del entorno, al tiempo que ha reducido los costes. “Los ahorros se derivan de la reducción de muchos de los costes asociados al mantenimiento y el reemplazo de servidores”, asegura Shaw. “Gracias a la consolidación, también conseguimos reducir el gasto en hardware y licencias de software”.

Además, se han alcanzado ahorros adicionales, dado que ha sido posible eliminar un tercer turno de trabajadores del departamento de TI y reducir el segundo turno a una única persona. Con los nuevos servidores, más fiables, Shaw pudo satisfacer las exigencias de servicio, que marcaban una disponibilidad del 99,998 por ciento en horario normal de trabajo, dedicando a ello menos personas.

No retrase las actualizaciones de equipamiento
Jim Thie llegó a su puesto como primer CIO de Habitat for Humanity en 2005 con el objetivo de introducir prácticas estándar propias de los entornos corporativos en esta organización cristiana americana dedicada a la construcción de casas para personas sin recursos.

“El que seamos una organización sin ánimo de lucro no significa que tengamos menos necesidades informáticas que otro tipo de organizaciones, subraya Thie. Por eso, Habitat for Humanity decidió abrazar los ritmos de actualización de equipamiento estándar en otros ámbitos de actividad. Los laptops, por ejemplo, son ahora reemplazados cada tres años, mientras que los sistemas de sobremesa y los servidores se mantienen un año más. “Sólo la actualización tecnológica constante nos permite gestionar adecuadamente la demanda”. Además, según Thie, esta actualización resulta indispensable incluso desde el punto de vista de los costes, dado que “alargar el ciclo de modernización conduce inevitablemente a un aumento de los costes de mantenimiento y a una pérdida de los niveles de fiabilidad de las TI en cualquier organización”.

Reemplace sus viejos sistemas de telefonía por VoIP
Como resultado de una evolución no planificada, algo más que frecuente en los pasados años, Smithsonian llegó a tener una compleja mezcolanza de sistemas telefónicos, que incluían servicios Centrex, PBX y otros sistemas clave tradicionales. Llegó un momento en que Verizon, su principal proveedor de telefonía, notificó a Shaw su renuncia a mantener el 70% de los sistemas de telefonía de la organización, lo que venía haciendo hasta entonces. El motivo era que habían quedado demasiado obsoletos, hasta el punto de que su mantenimiento se había convertido en una tarea excesivamente compleja y costosa.

Entonces, la Smithsonian se dio cuenta de lo inevitable de introducir un cambio profundo. Como resultado, en el año 2002, decidió embarcarse en un proyecto para la implementación de Voz sobre IP (VoIP), en el que las PBX IP y los teléfonos de Cisco Systems fueron la tecnología seleccionada. “En aquel momento, los productos Cisco eran los más maduros en el mercado de voz sobre IP”, explica Shaw. “Pero probablemente hubiéramos elegido el mismo suministrador aunque existiera alguna alternativa con igual nivel de madurez, dado que todos nuestros routers y conmutadores son Cisco. La totalidad de nuestra troncal está construida con tecnología de este fabricante, por lo que utilizar su oferta de voz sobre IP era lo más lógico”.

Gracias a la migración a VoIP, Smithsonian ha conseguido ya reducir el coste anual de sus servicios de voz en 2,3 millones de dólares. Cuando los sistemas de VoIP estén completamente implementados en la totalidad de la organización, lo que se espera ocurra en unos meses, los ahorros anuales aumentarán a más de 3 millones de dólares, según Shaw. “Un importante determinante de nuestra decisión en este sentido fue el coste que hubiera supuesto actualizar nuestro cableado de telefonía convencional. Ya habíamos invertido en actualizar nuestra red de datos, pero el tendido de telefonía seguía siendo muy antiguo. Por ejemplo, en el Museo Nacional de Historia Natural, los cables de telefonía tenían alrededor de medio siglo. Desde un punto de vista económico, lo más conveniente era, con total evidencia, migrar a VoIP. De esa forma podíamos aprovechar la actualización de nuestro cableado de networking”.

Considere recuperar funciones clave de negocio
A veces conviene externalizar, pero en otras ocasiones lo más conveniente es mantener las actividades clave para el negocio dentro de casa. Mark Donatelli, administrador de red de The Joffrey Ballet en Chicago, comprendió que las funcionalidades de gestión de llamadas aportadas por su nuevo despliegue de voz sobre IP permitían a la organización gestionar determinadas tareas, como el telemarketing y la recaudación de fondos, internamente. “Ahora estamos proporcionando una mejor gestión de llamadas. Perdemos menos suscriptores y esto es muy importante para nosotros, dado que constituyen el alimento vital de The Joffrey Ballet”, asegura Donatelli.

El haber integrado su sistema de atención de llamadas IP con sus soluciones de software de venta de entradas y de donaciones, The Joffrey Ballet también pude ahora ofrecer mejor servicio a sus suscriptores y servicios añadidos para fidelizarlos. “Por ejemplo, podemos acceder a un archivo y ver que un determinado suscriptor ha hecho una donación específica, de manera que podem