Precaución al negociar contratos SaaS

Y es que, esta consultora ha constatado que el 16 por ciento de las grandes empresas de Norte América y Europa estaban utilizando o probando SaaS ya en 2007. Cerca de la mitad de ellas estaban interesadas en esta tecnología, tal y como afirma la analista de Forrester Research Liz Herbert. Sin embargo, ese número de usuarios finalmente puede ser menor de lo previsto, puesto que los acuerdos a este respecto, a veces se realizan bajo la pantalla del radar corporativo. Por ello, los contratos se están alargando y no acaban de concretarse.

“En el pasado, se veían numerosos contratos mes a mes que se realizaban tras probar la tecnología. Las compañías no querían comprometerse”, explica Herbert. Sin embargo, esta analista afirma que ahora está empezando a ver contratos de hasta cinco años de duración.

Los fabricantes, para lograrlo, están utilizando mayores descuentos, incluso por encima del 50 por ciento. Aunque lo cierto es que estos precios más ajustados se suelen aplicar a clientes clave y en productos más caros.

Las compañías que firman acuerdos a largo plazo deberían considerar qué ocurrirá una vez que éstos finalicen. Por ejemplo, sería aconsejable incluir elementos en el pacto original que limiten el incremento de precio en siguientes contratos.

Asimismo, deberían asegurarse de que cuentan con una cláusula de finalización del mismo, para lo cual, los términos del contrato deben ser bastantes flexibles. “He llegado a ver cláusulas de finalización que no requerían ni causas ni pago alguno para rescindir el contrato” por finalizar el acuerdo.

Otras consideraciones a tener en cuenta en estos acuerdos incluirían un claro sentido de lo que se puede esperar de los niveles de servicio, tales como soporte o el número de personalizaciones que el fabricante cubrirá.

Por su parte, los fabricantes de soluciones SaaS deberían también alertar a los usuarios por adelantado sobre si cambiarán a sus proveedores de hosting, mientras que los clientes, por su parte, deberían pedir tiempo para conocer al nuevo proveedor.

Pero, por encima de todo esto, las empresas que opten por esta fórmula deberán asegurarse de que sus equipos legales están implicados en las negociaciones. Esto es porque los contratos de este tipo son más parecidos a un matrimonio que otra cosa. En el pasado, muchas aplicaciones SaaS eran “bastante básicas, y las compañías tenían mucho más fácil el cambiar de proveedor, lo que suponía un problema para los fabricantes de SaaS”. Pero la creciente complejidad y extensión de los actuales productos Saas hacen que el cambio sea mucho más difícil.

Actualmente, un cliente que desee cambiar de proveedor Saas, deberá hacerlo simplemente con sus datos. Hasta que finalice, los contratos Saas deberían eliminar cualquier cuota asociada con la devolución de los mismos.

Así, como consejo final, desde Forrester recomiendan “escoger un proveedor SaaS fiable económicamente o buscar un software con un mecanismo de custodia, pues la mayoría de los contratos no incluyen mecanismos de protección de custodia de los datos”.