Notilus optimiza la gestión de Fresenius Kabi

Frente a otros competidores Notilus ha ofrecido a Fresenius Kabi un workflow sin necesidad de papel, una flexibilidad en la introducción de los datos, una respuesta a todas las necesidades de orden reglamentario y también a la problemática de la actividad pues en el sector farmacéutico las leyes cambian continuamente. En definitiva, respondía al 95% de las necesidades de la compañía.
La gestión de las notas de gastos era un auténtico problema en la farmacéutica. El uso de un archivo Excel para su ejecución y control resultaba complejo: notas de gastos transmitidas en diferentes soportes, por diferentes personas en momentos diferentes y sin homogeneidad en la aplicación de las normas de gestión interna ni de los límites. El problema se traducía en retrasos y en la necesidad de usar las herramientas adecuadas para poder procesar las notas de gastos sin interrupción, lo que se convirtió en un serio problema de comunicación.
En menos de un mes se instaló y se puso en funcionamiento la solución. Notilus indica con claridad los diferentes tipos de gastos definidos para los delegados, directores regionales, directores comerciales y la dirección general. Cada cuenta se configura según los criterios determinados para cada cargo. Los usuarios solo tienen que hacer clic, introducir el importe, la fecha y confirmar. El encargado de validar el gasto puede denegarlo con facilidad e informar de ello mediante correo electrónico. El workflow no requiere ningún uso de papel y los justificantes llegan al departamento contable ya clasificados. La aplicación bloquea los importes que superan los límites con un sistema de avisos e impide la introducción de gastos que no se acojan a la política de la empresa.
Jean-Charles Cousinou, jefe del departamento de contabilidad de Fresenius Kabi, cuenta que la herramienta les ha ayudado a “reducir de 18 a 4 días el tiempo de tratamiento de las notas de gastos” y que la gestión de gastos gastos sea más flexible.