El Grupo ONCE mejora la gestión de sus activos de TI

Aunque la Organización Nacional de Ciegos Españoles (Grupo ONCE) continúa conservando los valores con los que nació en 1938, como es mejorar la calidad de vida de las personas ciegas y con discapacidad visual de toda España, sus actividades han ido aumentando y evolucionado con el paso del tiempo. Por ejemplo, hoy en día genera más de 115.000 empleos, directos e indirectos, y atiende de forma especializada a las más de 70.000 personas ciegas y discapacitadas visuales que agrupa. Su tamaño, por tanto, se ha incrementado significativamente, al igual que la infraestructura tecnológica necesaria para dar soporte a la entidad.

En relación a la gestión de sus activos, el Grupo contaba con una aplicación de desarrollo propio para la gestión del hardware, con “un proceso muy manual para el control del mismo”, puntualiza Cristian Sainz de Marles, Director Técnico de la Dirección de Sistemas y Tecnologías de la Información de la ONCE, “y además carecíamos de una verdadera herramienta de administración del software, por ello hace cuatro años surgió la decisión de abordar un proyecto que aglutinase toda la gestión de activos de nuestra entidad”, añade el directivo.   

En ese momento, con la ayuda de Ibermática, aliado tecnológico de la ONCE  desde el año 2001, buscaron en el mercado la mejor opción disponible. “La solvencia, la robustez y las capacidades del software Asset Manager de HP nos decidieron a escoger este producto”, asegura Maria del Valle Olabarrieta, responsable del Grupo de Gestión de Inventario de Ibermática, compañía que recientemente ha conseguido la máxima certificación en la herramienta. “Básicamente, esta solución permite gestionar eficazmente los activos de TI de una empresa a lo largo de su ciclo de vida”, afirma Olabarrieta.

Implantación por fases

Así pues, en mayo de 2008 comenzó la implantación del software por fases. Durante ese año y el siguiente se incorporaron y consolidaron los datos de inventario ya existentes mediante la aplicación HP Connect-IT, encargada de la realización de la carga a HP Asset Manager de los datos de hardware y software escaneados mediante la aplicación HP Discovery and Dependency Mapping Inventory (DDMI), así como se avanzó en la personalización de las herramientas para la correcta gestión del inventario de hardware. “A partir de ahí, y hasta el momento actual, se han ido incorporando paulatinamente otras capacidades de la herramienta, tales como la gestión normalizada del software y contratos, e Ibermática sigue trabajando en su mejora continua”, afirma Cristian Sainz.

Todo este tiempo invertido en la aplicación ha sido necesario por la complejidad de la solución que se quería implantar, puesto que ha requerido de un extenso trabajo de adaptación a la infraestructura de la entidad. Este grado de personalización ha permitido adecuar completamente la aplicación a la estructura y modo de trabajo del Grupo ONCE, asegurando la coherencia de los datos tratados, así como la automatización del seguimiento y el control de las variaciones importantes que sufren los activos y que no siempre son comunicadas o conocidas. “El correcto desarrollo de las capacidades de la aplicación, junto con un control organizado y continuo de los datos, ha desembocado en una implantación exitosa y con un mínimo impacto durante el proceso de cambio”, opina Cristian Sainz.

Gestión y mantenimiento

Inicialmente para la implantación se implicaron dos profesionales de Ibermática, ambos conocedores de la herramienta de Gestión de activos, y recientemente Certificados como Consultores Especialistas en la misma. En palabras de Maria del Valle Olabarrieta “El Grupo humano que actualmente gestiona Asset Manager, está compuesto por dos administradores Certificados en la herramienta, con capacidadpara supervisar los sistemas y para desarrollar nuevas funcionalidades de las aplicaciones que componenla gestión de los activos, así como por un grupo operativo de cuatro-cinco personas, que mantienen y controlan las variaciones de los datos”.

Todo ello ha permitido contar con información de hardware y software con unos niveles máximos de fiabilidad, lo que posibilita la toma de decisiones más ajustadas y reales respecto a los activos, tales como planes de renovación, seguimiento de la conformidad del software, distribución de licencias según su utilización, etc.

Actualmente HP Asset Manager gestiona un parque de más de unos 17.000 activos de hardware; se han desarrollado 114 acciones personalizadas para la gestión de la aplicación (tanto asistentes, como mensajería interna y archivos de comando), así como más de 60 informes y 18 acciones automáticas de control de datos (workflows).

Gracias a todo ello, el pasado año se gestionaron más de 6.000 mensajes automáticos generados por los controles de la aplicación, y que alertan de variaciones en los activos mencionados (faltas, cambios de ubicación, etc.).