Las posibilidades de Office 2010 para agilizar la gestión en las empresas
El lanzamiento de la nueva versión de la suite de ofimática de Microsoft, Office 2010, incorpora una serie de características diseñadas para optimizar el rendimiento empresarial, especialmente con notables avances para usuarios móviles y grupos de trabajo.
Más allá de la nueva apariencia de Office 2010, esta nueva versión comporta toda una serie de ventajas para los usuarios empresariales que reflejan, no sólo la mayor orientación hacia el mundo online de las aplicaciones, sino también que buscan responder a las cambiantes necesidades del negocio. Uno de los principales objetivos: que la próxima generación de aplicaciones de Office funcionen también perfectamente sobre teléfonos móviles y tablets PC.
Avances en colaboración
Una de las funciones que muchos usuarios corporativos llevaban tiempo demandando era la posibilidad de que múltiples usuarios pudieran hacer cambios en el mismo documento en tiempo real y que todos pudieran verlos en sus propios equipos. Aunque Microsoft ya llevaba tiempo trabajando en ello, no ha sido hasta ahora cuando ha implementado esta posibilidad, que denomina co-autoría, de forma nativa en Word, Excel y OneNote. De esta forma, el usuario tan sólo deberá, por ejemplo, abrir una copia de un documento Word en una red compartida o desde un FTP, y alojarlo en un servidor SharePoint, o bien en el propio servicio de almacenamiento online gratuito de Microsoft, SkyDrive. Además, todo está controlado ya que cuando un usuario abre un documento para modificarlo, recibes una notificación sobre quién está editando el documento en la barra de estado del programa.
En muchas ocasiones, para asegurar que el receptor de un mensaje podía leer una presentación en PowerPoint, era necesario convertirlo en otro formato, sobre todo PDF o HTML, ya que no todo el mundo tenía PowerPoint. Ahora, PowerPoint 2010 incorpora Record Slide Show, que evita las pérdidas que había en algunas presentaciones al cambiarlas de formato, de forma que incluso es posible que el usuario grabe su propia voz y pueda exportarla como un vídeo.
Junto a esto, la nueva versión de PowerPoint dispone de forma nativa de la posibilidad de compartir una presentación de diapositivas entre personas que están en diferentes localizaciones a través de un navegador web.
Gestión de contactos de negocio
Otra de las novedades del paquete de ofimática de Microsoft es la inclusión en Outlook de un nuevo gestor de contactos de negocio, Business Contact Manager. Disponible únicamente para las versiones Professional Plus y Standard SKU de Office 2010, permite clasificar cualquier cosa en Outlook en categorías de negocio como ventas, marketing, gestión de proyectos y documentos de negocio y, a partir de ahí, crear flujos de trabajo prioritarios. De esta forma, el usuario podrá crear una lista de los principales potenciales clientes a los que llamar y crear un informe de todo lo que se va haciendo con ese cliente.
Pero las posibilidades empresariales de Office 2010 no se quedan aquí. Cualquier contacto que esté en Outlook puede asociarse con redes sociales, teniendo información de toda la actividad asociada con esa persona. Por el momento, esto es posible enlazarlo con LinkedIn y MySpace y, próximamente con Facebook y Windows Live.
